SPX-Vorlagen

Auf der Registerkarte SPX-Verschlüsselung > SPX-Vorlagen können Sie die vorhandene Standardvorlage von Sophos bearbeiten und neue SPX-Vorlagen definieren. Bei Nutzung von SMTP im einfachen Modus kann für alle SMTP-Benutzer auf der Registerkarte SMTP > Allgemein eine globale SPX-Vorlage ausgewählt werden. Bei Nutzung von SMTP im Profilmodus können Sie verschiedene SPX-Vorlagen unterschiedlichen SMTP-Profilen auf der Registerkarte SMTP-Profile zuweisen.

Um SPX-Verschlüsselung zu konfigurieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf Neue SPX-Vorlage.

    Das Dialogfeld SPX-Vorlage hinzufügen öffnet sich.

    Tipp – In der Standardvorlage von Sophos sind nützliche Einstellungen und Beispieltexte enthalten. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die vorhandene Vorlage mithilfe der Schaltfläche Klonen zu klonen, anstatt eine eigene Vorlage von Grund auf neu zu erstellen.

  2. Hinweis – Beim Benachrichtigungsabsender handelt es sich um die E-Mail-Adresse, die unter Verwaltung > Benachrichtigungen > Absender konfiguriert wurde.

  3. Nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:

    Vorlagenname: Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für die Vorlage ein.

  4. Nehmen Sie die folgenden Grundeinstellungen vor:

    Kommentar (optional): Fügen Sie eine Beschreibung oder sonstige Informationen hinzu.

    Unternehmensname: Der Unternehmensname wird in den Benachrichtigungen zu SPX aufgeführt, die je nach den vorgenommenen Einstellungen an den Administrator oder Absender der E-Mail versendet werden.

    PDF-Titelseite: Wählen Sie aus, ob der verschlüsselten PDF-Datei eine zusätzliche erste Seite hinzugefügt werden soll. Sie können die Standardseite oder eine benutzerdefinierte Seite verwenden. Wenn Sie eine benutzerdefinierte Seite verwenden möchten, laden Sie eine einseitige PDF-Datei mithilfe des Ordner-Symbols hoch.

    PDF-Verschlüsselung: Wählen Sie den Verschlüsselungsmodus der PDF-Datei aus. Beachten Sie, dass manche PDF-Viewer AES/256-verschlüsselte PDF-Dateien nicht lesen können.

    Bezeichnungssprachen: Wählen Sie die Anzeigesprache der Bezeichnungen für die an den Empfänger weitergeleitete E-Mail aus. Die E-Mail enthält Felder wie beispielsweise Von, An, Absender, oder Betreff.

    Seitenformat: Wählen Sie das Seitenformat der PDF-Datei aus.

    Sophos-Logos entfernen: Aktivieren Sie diese Option, um das Sophos-Standardlogo durch das Logo Ihres Unternehmens zu ersetzen, das auf der Registerkarte Verwaltung > Anpassungen > Allgemein festgelegt wurde. Das Logo wird an zwei verschiedenen Stellen angezeigt: in der Fußzeile der an den Empfänger versandten verschlüsselten E-Mail und in der Fußzeile der Antwortnachricht, die über die Schaltfläche Antworten in der PDF-Datei generiert wird.

  5. Nehmen Sie die folgenden Kennworteinstellungen vor:

    Kennworttyp: Wählen Sie aus, wie Sie das Kennwort für den Zugriff auf die verschlüsselte E-Mail-Nachricht generieren möchten. Abhängig von der Auswahl muss der Absender immer dafür sorgen, dass das Kennwort sicher an den Empfänger übertragen wird, mit Ausnahme von Vom Empfänger festgelegt.

    • Einmaliges Kennwort (OTP) für jede E-Mail generiert: Die UTM erstellt für jede betroffene E-Mail automatisch ein neues Kennwort. Dieses Kennwort wird an den Absender gesendet.
    • Generiert und für Empfänger gespeichert: Die UTM erstellt automatisch ein empfängerspezifisches Kennwort, wenn die erste E-Mail an einen Empfänger gesendet wird. Dieses Kennwort wird an den Absender gesendet. Bei der nächsten E-Mail wird dasselbe Kennwort automatisch verwendet. Das Kennwort läuft ab, wenn es über einen bestimmten Zeitraum nicht verwendet wird, und kann vom Administrator zurückgesetzt werden, siehe Registerkarte SPX-Konfiguration.
    • Von Absender festgelegt: Wählen Sie diese Option, wenn der Absender der E-Mail das Kennwort selbst generieren soll. In diesem Fall muss der Absender das Kennwort in das Feld Betreff eingeben und dazu das folgende Format verwenden: [secure:<Kennwort>]<Text der Betreffzeile>, wobei <Kennwort> das Kennwort zum Öffnen der verschlüsselten PDF-Datei ist und <Text der Betreffzeile> der gewünschte Betreff ist. Selbstverständlich wird das Kennwort von der UTM entfernt, bevor die E-Mail an den Empfänger gesendet wird.

      Hinweis – Eine Vorlage mit dieser Option sollte nicht in Verbindung mit Data Protection verwendet werden. Bei Data Protection weiß der Absender nicht im Voraus, dass eine E-Mail verschlüsselt wird, und gibt deshalb das Kennwort nicht in das Feld Betreff ein. Wenn die UTM versucht, eine E-Mail mithilfe von SPX zu verschlüsseln, ohne dass ein Kennwort angegeben wurde, erhält der Absender eine Fehlermeldung zum fehlenden Kennwort.

    • Vom Empfänger festgelegt: Wählen Sie diese Option, wenn der Empfänger der E-Mail das Kennwort selbst generieren soll. In diesem Fall erhält der Empfänger einen Link zum UTM-Portal um sich mit einem Kennwort zu registrieren. Nach der Registrierung kann der Empfänger die aktuelle verschlüsselte E-Mail und alle zukünftigen Mails von derselben Firma mit Hilfe desselben Kennworts lesen. Falls der Empfänger kein Kennwort zur Verfügung gestellt hat, wird die Mail auf der Seite Email Protection > Mail-Manager > Allgemein angezeigt.

      Hinweis – Der Kennworttyp Vom Empfänger festgelegt funktioniert nicht, nachdem der Typ Generiert und für Empfänger gespeichert zuvor in derselben Vorlage verwendet wurde. Die gesendete E-Mail verwendet das zuvor generierte Kennwort. In diesem Fall muss der Admin das Kennwort für den Benutzer unter der Registerkarte Email Protection > SPX-Verschlüsselung > SPX-Konfiguration zurück setzen.

    Betreff der Benachrichtigung (nicht mit der Option Von Absender festgelegt): der Betreff der E-Mail, die von der UTM an den E-Mail-Absender versendet wird, mit dem Kennwort. An dieser Stelle können Sie Variablen verwenden, z. B. %%ENVELOPE_TO%% für den Namen des Empfängers.

    Benachrichtigungstext (nicht mit der Option Von Absender festgelegt): Text der E-Mail die von UTM an den E-Mail-Absender gesendet wird und das Kennwort enthält. Hier können Sie Variablen verwenden, z. B. %%GENERATED_PASSWORD%%, für das Kennwort.

    Tipp – Die Standard-SPX-Vorlage von Sophos auf dieser Registerkarte enthält alle verfügbaren Variablen und ist ein hilfreiches Beispiel für Benachrichtigungen.

  6. Nehmen Sie die folgenden Einstellungen für die Empfängeranweisungen vor:

    Anweisungen für Empfänger: der Text der E-Mail, die von der UTM an den E-Mail-Empfänger versendet wird, mit Anweisungen in Bezug auf die verschlüsselte E-Mail. Einfache HTML-Befehle und Hyperlinks sind gestattet. Sie können auch Variablen verwenden, z. B. %%ORGANIZATION_NAME%%.

    Tipp – Die Standard-SPX-Vorlage von Sophos auf dieser Registerkarte enthält mögliche Variablen und ist ein hilfreiches Beispiel für Benachrichtigungen.

    Bild für Kopfzeile/Bild für Fußzeile: Wählen Sie diese Option, wenn für die E-Mail von der UTM an den E-Mail-Empfänger ein Bild für die Kopf- und/oder Fußzeile verwendet werden soll. Sie können das Standardbild verwenden (ein orangefarbener Umschlag mit geeignetem Text) oder ein benutzerdefiniertes Bild auswählen. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Bild verwenden möchten, laden Sie eine JPG-, GIF- oder PNG-Datei mithilfe des Ordner-Symbols hoch. Die empfohlene Größe beträgt 752 x 69 Pixel.

  7. Nehmen Sie die folgenden SPX-Portaleinstellungen vor:

    SPX-Antwortportal aktivieren: Bei Aktivierung enthält die an den Empfänger versendete, verschlüsselte PDF-Datei die Schaltfläche Antworten. Mithilfe dieser Schaltfläche kann der Empfänger das SPX-Antwortportal aufrufen und eine verschlüsselte E-Mail-Antwort an den Absender verschicken.

    Originaltext in Antwort übernehmen: Bei Aktivierung enthält die Antwort des Empfängers automatisch den Text der ursprünglichen E-Mail.

    Bild für Portal-Header/Bild für Portal-Fußzeile: Wählen Sie aus, ob für das SPX-Antwortportal ein Bild für die Kopf und/oder Fußzeile angezeigt werden soll. Sie können das Standardbild verwenden (ein orangefarbener Umschlag mit geeignetem Text) oder ein benutzerdefiniertes Bild auswählen. Wenn Sie ein benutzerdefiniertes Bild verwenden möchten, laden Sie eine JPG-, GIF- oder PNG-Datei mithilfe des Ordner-Symbols hoch. Die empfohlene Größe beträgt 752 x 69 Pixel.

  8. Klicken Sie auf Speichern.

    Die SPX-Vorlage wird erstellt und in der Liste SPX-Vorlagen angezeigt.

Um eine SPX-Vorlage zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie auf die entsprechenden Schaltflächen.

Variablen für SPX-Vorlagen

Die folgenden Variablen können Sie in SPX-Vorlagen verwenden für Kennworteinstellungen und Empfängeranweisungen.

Kennwortbenachrichtigungsoptionen für Einmaliges Kennwort (OTP) für jede E-Mail generiert und Generiert und für Empfänger gespeichert:

  • %%ENVELOPE_TO%%: E-Mail-Adresse des Empfängers

  • %%GENERATED_PASSWORD%%: generiertes Kennwort

Kennwortbenachrichtigung für die Option Vom Empfänger festgelegt:

  • %%ORGANIZATION_NAME%%: Unternehmensname aus der Vorlage

  • %%HEADER_FROM_SANITIZED%%: originaler Absendername (oder falls nicht verfügbar, Envelope Sender)

  • %%REGISTRATION_URL%%: URL-Adresse die verwendet werden soll um das Kennwort zu registrieren.

Empfängeranweisungen

  • %%ORGANIZATION_NAME%%: Unternehmensname aus der Vorlage
  • %%HEADER_FROM_SANITIZED%%: originaler Absendername (oder falls nicht verfügbar, Envelope Sender)
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